Gestione (efficace) del tempo: guida essenziale per distratti

La vita quotidiana appare spesso una “corsa contro il tempo” che sembra non bastare mai. La sensazione è quella di arrivare a fine giornata senza aver concluso le attività importanti e sentendo di aver perso del tempo.

Gli imprevisti, le distrazioni e i “cambi di programma “ sono all’ordine del giorno ma bisogna imparare a gestire il tempo a disposizione: esso è incontrollabile, irrecuperabile, limitato e invariabile.

Vivere una giornata in modo frenetico non è sinonimo di efficienza ed efficacia e spesso non porta a raggiungere gli obiettivi prefissati. Le persone di successo hanno una buona abilità nello sfruttare al meglio le 24 ore giornaliere e renderle produttive in ogni ambito della vita.

 

Gestione (efficace) del tempo, perché ci fa bene

A livello generale il Time Management o gestione del tempo è importante per ridurre lo stress, la sensazione spiacevole di aver “buttato del tempo” e migliorare il benessere in ogni contesto.

Una pianificazione delle attività da svolgere permette di avere uno spazio della propria giornata e settimana dedicato alla singola cosa da fare, di concentrarsi al massimo su essa e di soddisfare anche desideri oltre a obiettivi e doveri lavorativi o personali.

Ritagliarsi del tempo per sé e per le cose piacevoli diventa più facile perché esse rientrano nella propria agenda e hanno un tempo per loro. Queste attività oltre a ridurre la tensione lavorativa, aiutano a mantenere livelli funzionali di stress e motivazione.

Riuscire a portare a termine le attività prefissate garantisce soddisfazione, gratificazione personale o esterna e determina maggiore motivazione nell’agire successivo aumentando il senso di autoefficacia, l’autostima e la consapevolezza nelle proprie abilità.

 

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Gestione (efficace) del tempo, riconoscere le priorità

Michael McCarthy ospite al Convegno AIAMC “Hot Topics in Psicoterapia Cognitivo Comportamentale: andata e ritorno al futuro”, tenutosi a Como a Giugno 2018 afferma che "è importante distinguere le cose urgenti da quelle importanti e quindi definire le priorità".

Il relatore mostra la matrice di Eisenhower o quadrante di Covey, un utile strumento per identificare cosa richiede la subito la propria attenzione, cosa può aspettare e cosa invece deve essere evitato perché distrazione.

Pensando a una tabella a doppia entrata dove le colonne indicano l’importanza (in ordine non importante e importante) le righe l’urgenza (in ordine urgente e non urgente) si possono definire quattro tipologie di attività:

·         Necessarie (urgenti e importanti): sono quelle che devono essere svolte subito e personalmente o si potranno avere delle difficoltà. (es. scadenze lavorative, scolastiche, famigliari…)

·         Di miglioramento o direzioni personali (non urgenti ma importanti): tutte quelle attività che possono aspettare ed essere pianificate nel lungo ma vanno fatte perché maggiore è il tempo ad esse dedicato migliore è la qualità della vita (es. salute, attività fisica, corsi di formazione..)

·         Inganni (urgenti ma non importanti): richieste di altri che diventano nostre priorità errate. Possono aspettare poiché distraggono da ciò che è veramente importante per sé. Si possono delegare o eseguire solamente dopo le precedenti.

·         Distrazioni (non urgenti e non importanti): tutti gli elementi, richieste e azioni che tolgono l’attenzione da altro, portano a sprecare tempo prezioso senza reale produttività. Si deve resiste alle tentazioni e ritagliare per esse un tempo, solo se c’è.

Dedicare maggior tempo alle attività necessarie e di miglioramento determina efficienza, efficacia, successo e riduce lo spreco del tempo ed è rinforzo positivo alle attività future.

 

Gestione (efficace) del tempo, consigli pratici

Il Time Management è un’arte che deve essere appresa, richiede tempo e determinazione per dare dei frutti. Per organizzare il proprio tempo è possibile:

·         Scrivere una lista delle cose da fare

·         Definire le priorità e le cose importanti

·         Definire il tempo necessario per le singole attività, metterle per iscritto in un’agenda. “rendere le cose visibili aiuta a concentrarsi” (McCarthy, convegno AIAMC)

·         Imparare a dire no, delegare e chiarire all’altro quanto tempo gli si può offrire

·         Eliminare le distrazioni: tablet, cellulari, mail… trovare uno spazio nella giornata solo per rispondere alle comunicazioni: se è urgente probabilmente chiamava e non scriveva.

·         Non procrastinare: se hai una tabella di marcia va rispettata quindi è bene definire gli obiettivi

·         Inserire nella giornata o settimana spazi per sé, per la famiglia e lo svago: aumentano il benessere e la motivazione

·         Imparare a gestire gli imprevisti che cambiano la pianificazione

·         Mantenere la concentrazione e l’attenzione sull’attività svolta ricordando che ognuna ha un suo tempo e va rispettato il più possibile

·         Non essere multitasking: fare troppe cose contemporaneamente riduce l’efficienza

È bene ricordarsi che se questi sono alcuni consigli per organizzare al meglio il proprio tempo, ognuno è diverso, ha priorità diverse e tempi di svolgimento diversi: si deve trovare il modo più efficace per sé e iniziare a metterlo in pratica.

Foto: epokrovsky / 123RF Archivio Fotografico

 

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