Time management: usare strategicamente il proprio tempo

Le contingenze attuali, i cambiamenti di stili di vita o di lavoro, difficoltà economiche che costringono a conciliare anche più di un'occupazione con la famiglia, distanze spesso considerevoli fra un posto e l'altro da raggiungere possono facilmente eccedere quelle che percepiamo essere le nostre personali capacità di gestione e organizzazione del tempo.

Il tempo scorre, non può essere né fermato né controllato, è in qualche modo la vita stessa.

Aspettarsi di poter letteralmente gestire il tempo è fuorviante giacché scorre a prescindere da noi, incontrollatamente e illimitatamente; ciò che possiamo controllare, limitare o riorganizzare sono le attività con cui lo occupiamo.

Più che gestire il tempo, possiamo gestire noi stessi: l'efficienza non sta nel fare il più possibile, ma nel fare quello che più ci permette di raggiungere i nostri obiettivi prioritari.

In tal senso il time management offre metodi di gestione strategica del proprio tempo insegnandoci sostanzialmente a coordinare e riorganizzare le attività che possiamo collocare al suo interno.

 

Quando le ore sembrano non bastare, ecco come gestirle al meglio

 

Tempo oggettivo e tempo soggettivo

Siamo abituati a pensare al tempo in termini oggettivi, al tempo inteso come "Kronos", ovvero in senso oggettivo e misurabile;  in quest’ottica il tempo sfugge dalle nostre mani prima ancora che possiamo riuscire ad afferrarlo; non esiste alcun momento presente perché ogni attimo, nel momento stesso in cui lo stiamo vivendo è già trascorso: possiamo solo o volgerci al passato o proiettarci verso il futuro.

Diversa è invece l’accezione del tempo come "Cairos", ovvero il tempo soggettivo, psicologico o narrativo entro il quale assegniamo significati e connessioni agli eventi del “qui e ora” secondo quelle che sono nostre aspettative e i nostri obiettivi (Stern, D., Il momento presente. In psicoterapia e nella vita quotidiana, Cortina, 2005). E’ entro questa risignificazione soggettiva del tempo che possiamo fermarci a riconsiderare la reale importanza dei nostri impegni secondo i nostri piccoli e grandi obiettivi di vita.

 

Time management: “devo” o “voglio”?

Vi sembra di essere oberati da un’inesauribile mole di incombenze tutte drammaticamente urgenti come se non ci fosse un domani? Tutto pare assolutamente improrogabile, come se andasse fatto subito (anzi “per ieri”!), nell’immediato? Il time management insegna che è il momento, paradossalmente, di arrestare la corsa e ridefinire le priorità, ma come? 

La regola generale per organizzare le attività e svolgerle con efficienza è ragionare per obiettivi ridefinendo gli scopi a breve e medio e lungo termine delle nostre attività, e differenziando di conseguenza l’importanza che hanno e l’urgenza con cui devono essere portate a termine.

 

Per il time management urgente non è sinonimo di importante!

Tutto ciò che è urgente è anche importante e viceversa? Assolutamente no! Usare strategicamente il proprio tempo significa anzitutto imparare a distinguere da un lato quelle che sono attività importanti, perché legate al raggiungimento di obiettivi più ampi e nel lungo periodo e che come tali possono essere programmate e ridefinite con anticipo.

Dall’altro lato vi sono una serie di incombenze urgenti che richiedono di intervenire nell’immediato per le conseguenza dirette che possono avere ma che a volte non corrispondono a nient’altro che ad una costellazione di piccole e grandi seccature. Alcuni strumenti utili per riorganizzare le attività secondo una gerarchia di reale urgenza ed importanza sono ad esempio la griglia di decisione di Gen.D. Eisenhower, le mappe mentali e il fare liste.

 

La griglia di decisione per usare strategicamente il tempo

Uno strumento molto utile per stabilire il grado di urgenza e di importanza delle proprie attività è la griglia di decisione di Gen.D. Eisenhower che aiuta a organizzare strategicamente le attività nel tempo secondo il loro ordine gerarchico di importanza e di urgenza. Queste variabili combinate fra loro definiscono infatti quattro quadranti A, B, C, D : in A ci sono le attività importanti ma non urgenti che possono essere programmate con anticipo, pianificate strategicamente rispetto agli obiettivi e portate avanti successivamente (ad esempio la redazione del piano di studi di uno studente universitario); B corrisponde alle attività urgenti – impreviste o su cui siamo in ritardo - e importanti che hanno la priorità su tutto e non possono essere delegate perché corrispondono ad obiettivi di fondo rilevanti nel medio e lungo periodo e che sono fonte di stress (ad esempio accorgersi di aver tralasciato di studiare un libro per un esame); C è il quadrante delle incombenze urgenti ma non importanti (imprevisti o seccature quotidiane) che possiamo delegare ad altri invece di ostinarci a comprimerle insieme ad altri compiti accumulando inutilmente stress e tensione; infine nel quadrante D le attività meno importanti e meno urgenti che tendono naturalmente a morire da sole se solo glielo permettiamo e non insistiamo a voler saturare il più possibile il tempo a nostra disposizione.

Immagine | Self Leadership

Perché non abbiamo abbastanza tempo?

Ma perché c’è bisogno del time management per imparare a utilizzare strategicamente il proprio tempo? In altre parole, perché accade di avere la sensazione di non aver mai abbastanza tempo? C’è chi tende a temporeggiare, procrastinare e a rimandare all’infinito le cose da fare accumulando stress e frustrazione; chi si disperde fra mille impegni contemporaneamente e senza ancora aver portato a termine il precedente è già distratto e interrotto dal successivo; c’è chi, ancora, in un eccesso di perfezionismo pretende di fare sempre tutto e subito oppure si perde talmente nell’attenzione ai dettagli da non riuscire a portare a termine un compito in tempi soddisfacenti.

Queste e altre modalità corrispondono in parte a tendenze e tratti di personalità di ognuno, in parte al fatto che spesso si finisce col procedere adempitivamente nell’attendere alle cose da fare perdendo di vista i reali obiettivi con cui le stiamo facendo.

 

Bioritmi e gestione del tempo nel time management

Un altro aspetto spesso sottovalutato nella gestione strategica del proprio tempo è quello dei bioritmi: ognuno per sua natura ha nell’arco della giornata delle ore in cui accusa maggior stanchezza ed altre in cui riesce invece a raggiungere dei picchi di produttività (a questa regola aurea devono attenersi per esempio quelle persone che soffrono della Sindrome della Fase del Sonno Ritardata).

Sarebbe allora appropriato cercare di ridistribuire le proprie attività in modo da confinare quelle meno importanti o meno impegnative nei momenti di minor produttività riservando quelle più importanti a momenti in cui si rende di più. Altrimenti, ostinandosi a volersi occupare subito di un compito importante, anche se si è stanchi, si rischia di portarlo a termine con maggior spreco di tempo, quando magari rimandarlo di mezza giornata consentirebbe di risolverlo con minor fatica e maggiore soddisfazione.

 

Organizzare strategicamente il proprio assetto mentale

Che si utilizzi una mappa mentale, una lista di priorità, una griglia o una qualunque altra tecnica di time management, è utile tener presente che questi suggerimenti non sono né una panacea né una ricetta preconfezionata per trovare una magica soluzione; il modo migliore di utilizzarle è quello di considerarle come strumenti che aiutano a pensare, ad organizzare un assetto cognitivo che, ragionando per obiettivi, consenta di pensare strategicamente per gestire le varie attività nel tempo a disposizione.

Affermava lo scrittore Stephen Littleword: “Non è mail solo questione di tempo, ma è di saper usare il tempo.”

 

La riscoperta del "qui e ora" con la meditazione