La griglia di decisione di Eisenhower: vietato pretendere “tutto e subito”

È la tarda serata di un prefestivo e state per addormentarvi quando nella vostra mente fa irruzione un pensiero angoscioso: avete dimenticato di passare al supermercato e domani avete invitato amici e parenti per un pranzo a casa vostra! Come avete fatto a dimenticare una cosa così “importante”?!

Il vostro livello di stress sale alle stelle, vi rimproverate di non aver mai abbastanza tempo per tutto e vi si profila una notte insonne all’orizzonte. Eisenhower avrebbe probabilmente distribuito diversamente le vostre priorità sulla sua proverbiale griglia di decisione…!

 

La griglia di decisione

Il tempo che abbiamo è una risorsa di per sé limitata e potrà sembrare sempre troppo poco se assegniamo la stessa priorità a tutte le piccole e grandi incombenze della vita.

Un tempo speso bene non è quello che riusciamo a riempire con il maggior numero di cose in assoluto, ma quello che dà il giusto spazio alle cose più importanti tollerando di poter delegare le urgenze più quotidiane o di poter rimandare ad un secondo momento le questioni meno importanti e meno urgenti.

Ne risentirà la nostra corsa all’efficientismo tout court forse, ma ne guadagnerà la nostra salute psicologica e la nostra soddisfazione di vita.

 

Anche la meditazione può venire in aiuto, soprattutto per riscoprire l'importanza del "qui e ora"

 

La griglia di decisione del generale Eisenhower

Dai grandi uomini c’è sempre da imparare, la griglia di decisione è uno degli strumenti più usati nel Time Management ma, a dispetto di quanto di potrebbe pensare, non è stata ideata da uno psicologo, ma da un celebre stratega militare e uomo politico: Dwight D. Eisenhower, generale dell’esercito statunitense nella seconda guerra mondiale e 34° presidente degli Stati Uniti dal 1953 al 1961.

La storia vuole che Eisenhower, già prima di diventare generale, fosse solito organizzare le proprie incombenze suddividendole nei quattro quadranti di un foglio: le cose urgenti e importanti, le cose importanti ma non urgenti, le cose urgenti ma non importanti e, infine, le cose che potevano essere tralasciate.

Vi sembra uno scioglilingua? Più facile a farsi che a dirsi: prendete un foglio, piegatelo in quattro e nominate i quattro quadranti che ne risulteranno in senso orario a partire da quello in alto a destra: avrete i quadranti A, B, C, D.

 

Importante ma non urgente: pianificare a lungo termine

Il quadrante A è quello in cui andranno le incombenze urgenti e importanti al tempo stesso, quelle di cui occuparvi prioritariamente….ma sarà anche quello che vi converrà compilare per ultimo, dopo aver riempito gli altri tre, altrimenti sarete probabilmente indotti a concentrare tutto quello che avete da fare in questo unico spazio: sicuri che tutto abbia la massima importanza e, al tempo stesso, la massima urgenza?... Procediamo invece in senso antiorario e iniziamo dal quadrante D: le cose importanti ma non urgenti, “come è possibile?” si chiederà ansiosamente forse qualcuno.

Riflettete un momento: i vostri obiettivi e progetti di vita o di lavoro più a lungo termine, sono forse questioni che potete sbrigativamente eseguire e esaurire in una giornata? No, sono solitamente attività che devono essere pianificate nel tempo rispetto alle risorse di cui disponete, dal piano di marketing per la vostra azienda, alla decisione di fare un figlio: possono essere entrambe questioni cruciali per l’andamento della vostra vita - lavorativa o privata - ma non necessitano di una soluzione rapida e immediata, quanto di una progettazione e pianificazione a lungo termine.

 

Tollerare di poter rinunciare o delegare ad altri

Procedete ora sempre in senso antiorario al quadrante C: lì metteremo tutto ciò che non è importante e neanche urgente, si tratta di quelle piccole e grandi incombenze assolutamente non essenziali alla qualità della vostra vita, a cui potreste tranquillamente rinunciare o che potreste posticipare ad un altro momento. Il prezzo da pagare? Tollerare che siete esseri umani con delle risorse limitate e che quindi ci saranno delle cose a cui dovrete rinunciare o di cui dovrete riconoscere la scarsa importanza rispetto a ciò che realmente vi sta a cuore.

Ricordate? L’importante non è dimostrare a voi stessi che riuscite a fare tutto, ma risparmiare energie per ciò che è prioritario. Procedendo al quadrante B infine potrete mettere tutte quelle incombenze e imprevisti più prosaicamente del quotidiano che richiedono una soluzione in breve tempo ma che hanno scarsa importanza per i vostri obiettivi esistenziali a lungo termine: sono quelle mansioni che potete imparare a delegare talvolta ad altri, sempre che riusciate a tollerare di non essere né Superman né Wonder Woman: forse voi le avreste fatte comunque meglio o forse non ha molta importanza perché avreste rischiato di tralasciare cose che vi stanno più a cuore.

 

Se ciò che è importante diventa urgente

Arriviamo finalmente al quadrante A: le questioni importanti e urgenti al tempo stesso. Si tratta di attività fondamentali per i vostri obiettivi di vita che sono improvvisamente diventate urgenti o a causa di un imprevisto o perché non sono state adeguatamente pianificate e quindi sono state tralasciate per troppo tempo: pensate al proverbiale studente universitario che apre i libri a pochi giorni dalla prova d’esame o che scopre poco prima l’esistenza di un testo in programma di cui non era a conoscenza.

Naturalmente più pianificherete le vostre attività rispetto agli obiettivi e meno troverete sovraccarico questo quadrante. “Il meglio è nemico del bene” diceva qualcuno, per cui bando al perfezionismo; la questione non è fare tutto e subito, ma occuparsi di quello che è prioritario e a tempo debito.

 

Senza un’idea chiara di ciò che vogliamo compiere, non possiamo neppure iniziare: ecco perché è importante avere chiari gli obiettivi