Come impostare una riunione di lavoro (perfetta)

Sembra che le riunioni di lavoro siano una consuetudine tutta dei nostri tempi, probabilmente perché il mondo aziendale deve tener testa a continui mutamenti, cambiamenti del mercato, aggiornamenti normativi, revisione di strategie…

Insomma, che sia per informare, dar vita a delle idee o prendere delle decisioni, la riunione di lavoro è lì sulla nostra agenda ogni settimana o ogni giorno arrivando paradossalmente a intralciare il tempo e la produttività individuale. In cosa consiste allora un riunione di lavoro efficace?

 

La riunione di lavoro: quali obiettivi?

La riunione di lavoro può diventare improduttiva quando non si hanno chiari gli obiettivi per i quali viene organizzata, in altre parole, quando non si ha presente qual è il valore aggiunto che può apportare la partecipazione e la condivisione delle informazioni fra i membri del meeting.

Lo afferma Lorenzo Cavalieri, Managing Partner della società di consulenza e formazione Sparring: le aziende di oggi soffrono di “runionite”, una strana sindrome per la quale si convoca una riunione dietro l’altra con intenti spesso tutt’altro che chiari (ma si sa: la via per l’inferno è lastricata di buone intenzioni!).

Alcuni esempi: ribadire la propria posizione di potere, ricambiare il favore a qualche collega che ci ha a sua volta invitato ad una riunione, rimpallare ad altri la soluzione di un problema che non si riesce a raggiungere, gestire indirettamente conflitti personali, diluire la responsabilità decisionale con il gruppo…

Tante possono essere le motivazioni che si annidano dietro la convocazione, apparentemente “inderogabile”, di una riunione di lavoro. E, continua Cavalieri, si farebbe meglio a smascherarle al più presto e ridurre i meeting aziendali alle occasioni in cui sono realmente utili riservandoli possibilmente a poche e selezionate persone: una riunione non è una festa privata, non vige né la regola del bon ton (se invito tizio devo invitare anche caio), né il motto “più siamo meglio è”…

 

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La riunione di lavoro e la gestione del tempo

In effetti avere l’agenda piena di riunioni di lavoro è controproducente non solo perché è tempo sottratto al lavoro individuale, ma anche perché rischia di peggiorare la produttività nella restante parte dell’orario di lavoro.

Lo evidenzia una ricerca pubblicata sul Journal of Consumer Research secondo la quale sarebbe più utile raggruppare le riunioni di lavoro tutte in un’unica parte della giornata. Il motivo risiede nella gestione del tempo: quando sappiamo che avremo un appuntamento da qui a breve tendiamo a percepire il tempo che ci rimane come soggettivamente inferiore a quello realmente a nostra disposizione.

I soggetti reclutati per la ricerca, ad esempio, tendevano a scegliere compiti da 30 anziché 45 minuti (sebbene questi ultimi venissero retribuiti il doppio) quando veniva loro detto che avrebbero avuto un’ora di tempo a disposizione… E la stessa cosa accade in vista di una riunione di lavoro: le ore che la precedono saranno impiegate con più probabilità in compiti “leggeri”, come rispondere alle email, piuttosto che in incombenze più impegnative…

Oltretutto, altre ricerche dimostrano come la nostra capacità di attenzione e di concentrazione tenda a calare se lavoriamo in un contesto nel quale ci aspettiamo di essere interrotti ripetutamente.

 

Strategie per una riunione di lavoro efficace

Ma quali sono allora le strategie per una riunione di lavoro efficace? Uno studio dell’University of Alabama di Huntsville individua alcuni passi essenziali.

• Definire con precisione l’obiettivo della riunione. Che sia per dare o ricevere informazioni, condividere nuove idee o prendere decisioni, l’obiettivo deve essere chiaro e possibilmente univoco.
• Definire un tempo “reale” sia per iniziare, sia per terminare l’incontro: questo da un lato comunica rispetto per il tempo di lavoro di ognuno e dall’altro aiuta a impegnarsi per un risultato proficuo (se il tempo è limitato è necessario focalizzare attenzione e impegno).
• Definire un’ agenda/ordine del giorno da condividere prima con i partecipanti in modo che ognuno sappia quali argomenti verranno affrontati e in che ordine.
• Definire sulla base di quest’ultima una scaletta dell’incontro che dovrà prevedere un’introduzione/riepilogo degli obiettivi, una fase di lavoro/discussione e una fase conclusiva in cui sintetizzare i punti emersi e le decisioni prese (scadenze, suddivisione di compiti fra i vari partecipanti, tempi/modi in cui verranno successivamente discussi eventuali argomenti rimasti in sospeso o nuovi punti emersi).
• Può essere utile anche che una persona incaricata rediga un verbale che verrà condiviso con i partecipanti.

 

Non è questione di improvvisazione…

Una riunione di lavoro dunque non si può improvvisare: ha bisogno di specifici parametri (tempo, luogo, obiettivi, divisione dei ruoli) che la rendano un incontro di lavoro differente dalle chiacchiere informali, dalle liti personali o dal confondersi in modo anonimo nella mischia. Una riunione di lavoro ha la possibilità di essere efficace se ha un obiettivo e se coloro che vi partecipano vengono reclutati perché apportino il proprio contributo.

“Se un problema causa molte riunioni, alla lunga le riunioni diventeranno più importanti del problema”.
(Arthur Bloch, Legge di Hendrickson, La legge di Murphy)

Foto: dolgachov / 123RF Archivio Fotografico

 

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