Meeting di lavoro: nuovi modi per creare e scambiarsi idee

Gli incontri di lavoro non sono importanti soltanto per scambiarsi le idee, ma anche per crearle. I meeting sono inoltre il miglior modo di discutere gli affari, tenendosi aggiornati e integrando il proprio lavoro con quello dei collaboratori.

Nell’organizzazione di una riunione è importante tenere in considerazione alcuni aspetti, come ad esempio il fatto di far sentire ognuno a proprio agio, creando una giusta atmosfera, con luce adeguata, una adeguata temperatura e la possibilità di avere un ricambio d’aria continuo.

È opportuno, poi, tenere in considerazione altri requisiti come la progettazione stessa dell’incontro. Per esempio un incontro troppo lungo o uno di cui non si sono risolte, o quantomeno attenuate, le tensioni interne fra i partecipanti potrebbe non risultare pienamente efficace.

 

Le tipologie di riunione più diffuse

Le principali tipologie di riunioni che possono essere organizzate sono:

• consiglio di amministrazione: un incontro di persone che sono chiamate a prendere decisioni importanti in base a fatti, numeri e conclusioni logiche;
• fiera: in cui si presentano e si espongono i prodotti e le idee in un modo informale e divertente;
• green meeting: dove il risparmio di energia e acqua è il fulcro principale, utile alle grosse società che vogliono sottolineare la loro attenzione al risparmio e alle tematiche ambientali;
• standing meeting: è stato recentemente scoperto che gli standing meeting permettono il raggiungimento di maggiori risultati creativi. Dato che i lavori di ufficio includono la necessità di stare per molto tempo seduti, gli standing meeting possono essere delle novità e aiutano a tenere desta l’attenzione. Occorre però che, soprattutto per i piccoli gruppi, non durino oltre il quarto d’ora;
• scrum: questo tipo di riunione è perfetto per chi produce software. Lo scrum è suddiviso in più parti, per rendere un obiettivo complesso più facilmente approcciabile. Ogni step è costituito da uno sprint, che non può essere più lungo di un mese. Ogni sprint è costituito da: progettazione, incontri giornalieri, revisioni e un’analisi della riunione stessa per proporre ulteriori miglioramenti;

Ricapitolando, quindi è fondamentale decidere qual è il meeting migliore secondo le proprie esigenze, non soltanto in base alla dimensione della società, ma anche in base al progetto di cui ci si sta occupando; dopodiché sarà altrettanto essenziale dotarsi di software e hardware adeguati alla tipologia di meeting prescelta.

 

I software e hardware per ogni tipologia di meeting

Quando parliamo di software ci riferiamo a programmi per presentazioni multimediali come Power Point, Keynote, Google Drive, Focusky e Prezi e reperibili online come su Softstore. Prezi, tra l’altro, si distingue dai precedenti per la caratteristica di zoomare qualsiasi contenuto su una singola schermata senza dovere passare da una slide all’altra.

Infine, per ottimizzare al massimo l’efficacia di un software di presentazione durante un’importante riunione di lavoro, è altrettanto necessario equipaggiarsi di supporti tecnici e visivi, e Staples in questo caso propone una vasta gamma di videoproiettori, lavagne porta blocco, accessori per beamer e altri pezzi di arredamento per l’organizzazione di una o alcune tipologie di riunione precedentemente trattate.