Come scrivere mail efficaci. C’è posta da te!
La posta elettronica è il servizio più utilizzato su internet. Ogni giorno inviamo e riceviamo mail, le controlliamo appena accendiamo il computer e prima di chiuderlo. Nonostante ciò diversi errori vengono commessi, spesso vengono perduti messaggi, o si inviano vuoti senza accorgersene. E quando arrivano, anche il contenuto può risultare confuso se non si padroneggiano gli strumenti della scrittura. Dall’oggetto della nostra mail al corpo del testo, vediamo come è possibile scrivere mail efficaci
Come scrivere mail efficaci? La prima cosa da valutare è che il messaggio, ancora prima di essere letto, verrà giudicato interessante o meno sulla base di due elementi: il nome del mittente e l’oggetto del messaggio. Dalla combinazione di questi, più eventuali indicazioni accessorie, come la priorità e magari l’ora di invio, i destinatari decideranno quanta attenzione dedicare al messaggio ancora prima di aprirlo, e con l’eventualità di cestinarlo direttamente.
Per quanto riguarda il mittente ovviamente il nome è quello che è e non può essere cambiato: generalmente è meglio presentarsi con nome e cognome configurando adeguatamente il programma. Per quanto riguarda l’oggetto della mail invece molto si può fare.
Per scrivere mail efficaci l’oggetto del testo, che è un vero e proprio titolo di presentazione, deve riuscire a compiere diverse cose: innanzitutto deve sintetizzare adeguatamente il contenuto cogliendone il succo in modo chiaro e rilevante, in secondo luogo deve incuriosire ma senza ingannare, infine deve dare la misura dell’importanza del messaggio.
Un appunto va fatto anche sui destinatari nel momento in cui vogliamo scrivere mail efficaci in quanto, se vogliamo che il nostro messaggio giunga a più persone, è necessario utilizzare al meglio le possibilità di invio in “Cc” - copia per conoscenza – o in “Ccn” – copia per conoscenza nascosta. Quando si decide di inviare in “Cc” per esempio in contesti lavorativi è bene rispettare una certa gerarchia tra i destinatari, invece l’invio in “Ccn” spesso è utilizzato nelle comunicazioni di servizio e per mantenere la privacy di altri indirizzi mail che saranno resi invisibili. Per scrivere mail efficaci bisogna dunque anche riflettere bene su come gestire nella maniera più opportuna le relazioni con i destinatari.
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Mail efficaci: scrivere per essere letti
Per scrivere mail efficaci è necessario focalizzarsi con attenzione al corpo del testo, senza di esso il messaggio non avrebbe contenuto. Quest’ultimo, per essere elaborato al meglio dal nostro cervello, dovrebbe seguire una regola fondamentale che è quella di essere suddiviso in piccoli paragrafi separati da un’interlinea in bianco: questa modalità ha la funzione sia di facilitare l’occhio nella ricerca dell’inizio dei paragrafi sia di suddividere il messaggio in unità di pensiero di poche righe. Per scrivere mail efficaci il paragrafo ideale dovrebbe essere costituito da tre a dieci righe e contenere due o tre frasi. Inoltre il contenuto del messaggio andrebbe strutturato il più sinteticamente possibile in tre parti: premessa, argomentazione, conclusione, oppure direttamente sintesi, approfondimento, conclusione. L’attacco della mail deve puntare subito al centro del bersaglio e, anche se è prevista una breve premessa, per scrivere mail efficaci dovrebbero essere evitati giri di parole o troppi preamboli che servirebbero solo a distrarre il veloce lettore. Se la mail tende ad essere necessariamente lunga, sarebbe funzionale in fase di conclusione riepilogare in sintesi.
Ricordiamoci che anche nella comunicazione digitale l’inizio e la fine sono i due momenti che attirano maggiormente l’attenzione dell’interlocutore, dunque è bene concentrare in queste due parti gli argomenti essenziali. Per definire i punti chiave del messaggio è utile porsi domande in proposito all’oggetto e allo scopo della mail: quale contenuto, sensazione o stato d’animo voglio trasmettere?
Per quanto riguarda gli allegati, evitare quelli troppo pesanti, se necessario meglio suddividerli in più invii. Importante è richiamarli in calce alla mail per evitare dimenticanze nel lettore. In ultimo, la firma. E, prima di cliccare il tasto invio, una veloce rilettura.
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